Persondatapolitik for Svenstrup Efterskole

Denne politik er senest opdateret 5. februar 2020.

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre, ansatte og jobsøgende på skolen. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov om persondata (Reference indsættes når loven er vedtaget).

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:
Svenstrup Efterskole

Dybsøvej 64

4700 Næstved

Tlf. 55752050

kontor@svenstrup-efterskole.dk

www.svenstrup-efterskole.dk

CVR nr.: 25283740

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

Gitte Edelgaard

Forstander

55752050

kontor@svenstrup-efterskole.dk

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Svenstrup Efterskole
Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:

3.1. Ved tilmelding på hjemmesiden (Når elev står som kommende elev eller på venteliste)
Ved tilmelding til et skoleår på Svenstrup Efterskole, behandler vi følgende oplysninger om elev og forældre: Navn, adresse, telefonnumre, cpr.nr, e-mail, nuværende skole, linjefag. Derudover behandler vi oplysninger om forældremyndighed.

Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.

 
3.2. Kommende elev
Når en elev kommer til optagelsessamtale om optagelse på skolen, har vi allerede indsamlet følgende oplysninger fra tidligere tilmelding på hjemmesiden: Navn, adresse, telefonnumre, cpr.nr, e-mail, nuværende skole, linjefag. Derudover spørger vi ind til familieforhold, trivsel i skole og fritid, interesser og ønsker for fremtiden.

Når en elev er optaget til kommende skoleår, spørger vi også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Forældre skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne og dette gøres foråret inden kommende skoleår ved særskilt samtykkeerklæring.

Vi tager billeder og video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge dem i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, og på skolens profil på sociale medier. Forældre skal give samtykke til, at vi bruger billeder og video, hvor elever kan genkendes. Dette gøres foråret inden kommende skoleår ved særskilt samtykkeerklæring.

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik. 

3.3. Nuværende elev
Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit ophold på skolen: Karakterer, oplysninger via nøglechip, wi-fi (IP), UNI-login. 

 

3.4. Forældre og evt. samlever
Når en elev er optaget på Svenstrup Efterskole har vi allerede indsamlet følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever fra tidligere tilmelding på hjemmesiden: Navn, adresse, telefonnumre, cpr.nr, e-mail, stilling og CPR.-nr. Derudover indsamler vi indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor.

Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for efterskoleopholdet.

3.5. Besøgende på hjemmeside
Se selvstændig cookiepolitik på hjemmesiden ved at klikke her.

3.6. Ansatte
Når man bliver ansat på Svenstrup Efterskole indsamler vi følgende oplysninger: Navn, adresse, telefon, cpr-nr., skatteoplysninger, reg. og konto nr., e-mail, og evt. helbredsoplysninger og andre personlige oplysninger som kan være relevante for sikkerhed og arbejdsforhold.

3.6. Ansøgere
Ansøgninger, opfordrede og uopfordrede opbevares i op til 3 mdr. For yderligere opbevaring beder vi om samtykke.

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:
Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen og hvis der er behov for oplysningerne. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR:
For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig om uddannelsesplan og evt. karakterer

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi denne, på opfordring fra forældrene. Elev og/eller forældre skal give samtykke hertil.

4.2. Forældre og evt. samlever:
Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.

Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.

Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for kursusstart.

4.3. Ansatte:
For udbetaling af løn indhentes skatteoplysninger fra SKATs registre. Vi kan anmode om en børneattest og/eller bede dig om at indsende din straffeattest.

5. Sådan behandler vi oplysningerne:

5.1. Nødvendig behandling på skolen
Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.

Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte

Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.

Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk: Navn, adresse, cpr.nr., karakterer.

Skolens leder og administration har adgang til alle oplysninger om elever. Øvrigt personale har adgang til oplysninger på vores Intranet, som indeholder almindelige personoplysninger omkring eleven og kontaktoplysninger på forældre.

Er der helbredsoplysninger, som er vigtige for elevens trivsel på skolen, vil de også være tilgængelige på Intranet. F.eks. oplysninger om allergi.

For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.

Alle de oplysninger, vi behandler om ansatte, er nødvendige for at de kan arbejde på skolen. Vi opbevarer alene kvittering for indhentning af børne- og straffeattest.

5. 2. Deling med andre
Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

Vi bruger UNI-Login til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler.

Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.

Styrelsen for IT og læring (STIL) har udsendt en bekendtgørelse om at behovet for at indgå databehandler aftale fjernes, idet bekendtgørelsen sikre den juridiske dokumentation for datasamarbejdet. Den kan læses her: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=209148

Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.

Vi bruger desuden Office365 i undervisningen. Her gemmes navn på eleven.

Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangøren. Disse oplysninger omfatter: Navn, adresse, køn, alder, pasnummer, forsikringsforhold, statsborgerskab og rejsedatoer.

5.3. Sletning
Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.

Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i skoleåret.

Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes efter 3 md, jf cookie politik.

Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.

 
6. De registreredes rettigheder

6.1. Indsigt
Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Skolen tager et gebyr for dette arbejde. Det koster 10 kr. for hver påbegyndt side, max 200 kr.

 
6.2. Berigtigelse og sletning
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

 
6.3. Begrænsning af behandling
Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

 
6.4. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

 
6.5. Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

 
6.6. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.

 
6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.

 
7. Sikkerhed
Skolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

 
8. Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

9. Opdatering af denne Politik
Svenstrup Efterskole er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.